Jednym z podstawowych zadań archiwów państwowych jest gromadzenie akt. Jednak wbrew potocznym opiniom archiwa państwowe nie gromadzą wszystkich akt, a tylko te, które mają wartość historyczną. Nie ma natomiast znaczenia forma i sposób ich wytworzenia. Mogą to być:
- wszelkiego rodzaju akta i dokumenty,
- korespondencja,
- dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna,
- mapy i plany,
- fotografie (pozytywy i negatywy),
- nagrania dźwiękowe i filmy,
- dokumenty elektroniczne.
Gromadzenie odbywa się zgodnie z obszarem działania konkretnego archiwum państwowego, tak więc do kaliskiego Archiwum trafiają akta z terenu byłego województwa kaliskiego. Główne źródła pozyskiwania materiałów archiwalnych to:
- państwowe jednostki organizacyjne (np. urzędy stanu cywilnego),
- samorządowe jednostki organizacyjne (np. urzędy gmin, urzędy miast, starostwa powiatowe),
- zlikwidowane prywatne podmioty gospodarcze i organizacje społeczne,
- darowizny prywatnych podmiotów gospodarczych, organizacji społecznych i osób prywatnych,
- zakupy.
W większości przypadków podmioty przekazujące akta są do tego zmuszone przepisami prawa, ale Archiwum często wychodzi z własną inicjatywą pozyskiwania dokumentów. Przykładem mogą być darowizny, czy Archiwum Pandemii.