Szkolenia archiwistów zakładowych

W dniach: 23 marca, 1 oraz 6 kwietnia 2011 r. odbyły się w siedzibie Archiwum Państwowego w Kaliszu szkolenia dla pracowników odpowiedzialnych za archiwa zakładowe w jednostkach organizacyjnych będących pod nadzorem AP Kalisz. Tematem szkoleń były przepisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67).

Szkolenia rozpoczynała Pani Dyrektor Archiwum dr Grażyna Schlender przywitaniem gości i krótką samo prezentacją uczestników ze wszystkich jednostek oraz omówieniem najważniejszych problemów, z którymi borykają się archiwiści zakładowi. Następnie prelekcją zagadnień zajął się mgr Karol Andrzejewski - starszy archiwista. Celem szkoleń było przedstawienie archiwistom zakładowym zasad prawidłowego stosowania rozporządzenia, mających na celu zastosowanie efektywnych metod i właściwej organizacji archiwizowania.

Rozporządzenie, będące tematem szkoleń, reguluje postępowanie z dokumentacją niezależnie od techniki jej wykonania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych. Szerzej omówione zostały niektóre definicje, jak: system EZD (elektroniczne zarządzanie dokumentacją) a system tradycyjny, metadane, naturalny dokument elektroniczny, odwzorowanie cyfrowe, pismo, przesyłka, punkt kancelaryjny, prowadzący sprawę, skład chronologiczny, skład informatycznych nośników danych. Zwrócono także uwagę na postępowanie z dokumentacją w okresie przejściowym zanim zaczęło obowiązywać rozporządzenie oraz na kwestie związane z dostosowaniem systemów EZD do obecnej sytuacji w jednostkach organizacyjnych.

Instrukcja kancelaryjna obowiązuje w organach gmin i związkach międzygminnych oraz urzędach obsługujących te organy i związki; organach powiatu i starostwach powiatowych; organach samorządu województwa i urzędach marszałkowskich; organach zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędach obsługujące te organy. Instytucje te mają prawo wyboru sposobu dokumentowania załatwiania i rozstrzygania spraw: czynności kancelaryjne wykonywane mogą być w systemie tradycyjnym albo w systemie EZD. Na szkoleniach przedstawiano głównie zmiany względem poprzednich uchylonych przepisów. Wyszczególnić tutaj można m.in.: znak sprawy (będzie miał stałą cechę rozpoznawczą, a mianowicie kropki zamiast myślników oraz dopuszczono stosowanie w oznaczeniu komórki organizacyjnej znaku rozdzielającego "minus"), odwzorowania cyfrowe czy funkcje koordynatora czynności kancelaryjnych.

Instrukcje w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych nie miały dotychczas rangi rozporządzenia. Były one wprowadzane zarządzeniem danego organu po uprzednim zatwierdzeniu przez dyrektora właściwego archiwum państwowego. Instrukcja także przewiduje wariantowe zasady organizacji i działania archiwum zakładowego w zależności od systemu, w jakim w danym podmiocie gromadzona będzie dokumentacja, tj. tradycyjnym czy z użyciem EZD. Podczas szkoleń zwrócono także uwagę na kwestie związane z archiwum zakładowym i jego filiami, umieszczaniu dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej, skontrum dokumentacji w archiwum, wycofywaniu dokumentacji ze stanu archiwum czy sprawozdawczości.

W części szkoleń dotyczących pozostałych spraw związanych z prowadzeniem archiwów zakładowych dyskutowano nad kilkunastoma zagadnieniami, m.in.: kwestiach związanych z obronnością i bezpieczeństwem państwa; jednolitych rzeczowych wykazach akt z rozporządzenia oraz dla innych jednostek organizacyjnych jak szkoły, dokumentacją geodezyjno-kartograficzną czy postępowaniu z aktami organów gminy. Poruszono także problemy lokalowe archiwów zakładowych i dostosowania ich do przyjętych standardów.

Na zakończenie mgr Grzegorz Waliś, kierownik Oddziału I Gromadzenia i Ewidencji Materiałów Archiwalnych oprowadził słuchaczy po Archiwum. Goście mogli zapoznać się warunkami przechowywania akt oraz wyposażeniem magazynów. Mieli także okazje zobaczyć najcenniejsze i najstarsze dokumenty przechowywane przez kaliską placówkę. Szczególnie duże zainteresowanie okazali w pracowni konserwatorskiej, gdzie mieli okazję zapoznać się z metodami konserwacji zniszczonych materiałów.