29 marca 2022 r. pracownicy Archiwum Państwowego w Kaliszu, na czele z dyrektorem dr Grażyną Schlender, spotkali się na zebraniu sprawozdawczym z działalności placówki w minionym roku kalendarzowym.
Wyniki pracy kaliskich archiwistów zostały omówione z wykorzystaniem prezentacji multimedialnej przez dr Annę Bestian-Zając. Można je uznać za bardzo dobre. Zasób archiwalny według stanu na 31 grudnia 2021 r. liczy 1598 zespołów (zbiorów) archiwalnych. W roku sprawozdawczym przybyło 13 nowych zespołów. Plan gromadzenia został znacznie przekroczony jeśli chodzi o ilość jednostek archiwalnych, w przeliczeniu na metry bieżące plan zrealizowano w 85%. Do najciekawszych nabytków należą: Spuścizna Józefa Wojciecha Krenza z Kalisza zakupiona ze środków NDAP, Spuścizna Kazimierza Werbińskiego z Kalisza, Spuścizna Kazimierza Rogackiego z Kalisza (materiały przekazane przez Muzeum Okręgowe Ziemi Kaliskiej z lat 1934-2007), Spuścizna inż. Romualda Zaręby z Kalisza i Archiwum Pandemii. Prowadzono prace nad ewidencją 16 zespołów (zbiorów) archiwalnych, w całości udało się zewidencjonować 4 zespoły. Opracowaniu poddano 16 zespołów (zbiorów) archiwalnych, z czego w pełni opracowano 7.
Jeśli chodzi o kształtowanie narodowego zasobu archiwalnego, Archiwum w minionym roku nadzorowało 174 jednostki organizacyjne. Na przedpolu archiwalnym pozostaje do przejęcia nieco ponad 700 mb materiałów archiwalnych - głównie z sądów. Plan w zakresie zatwierdzania przepisów kancelaryjnych został wykonany w 107%, przeprowadzania kontroli w 100%, wydawania zgód na brakowanie w 111%, przeprowadzania ekspertyz w 120%, konsultacji w 75%. Konserwacji właściwej poddano 140 j.a., a 29 022 j.a. poddano profilaktyce konserwatorskiej. Plan w zakresie digitalizacji został przekroczony o 23 %. Wykonano kopie cyfrowe 1572 j.a.
W czytelni zarejestrowano 136 użytkowników, co przełożyło się na 228 odwiedzin i udostępnień 1961 j.a. Liczba odwiedzających systematycznie spada, co wynika z czasu pandemii oraz coraz popularniejszego korzystania z archiwaliów w serwisie www.szukajwarchiwach.gov.pl. W minionym roku zrealizowano 1317 kwerend na zaplanowane 1100. Dominują wyraźnie kwerendy genealogiczne, zlecone przez osoby prywatne. Należy nadmienić, że od 2021 r. Archiwum prowadzi ewidencję biblioteczną w systemie KOHA, obecnie trwa przenoszenie danych ze starego systemu do nowej bazy danych. Spadła ilość kwerend przeprowadzonych na podstawie dokumentacji niearchiwalnej - wynika to z faktu przekazania dokumentacji osobowo-płacowej do Archiwum Państwowego w Rzeszowie. Archiwum prowadziło prężnie działalność popularyzatorską, naukową i wydawniczą. W minionym roku przygotowano 2 wystawy stacjonarne: "Fibigerowie i ich dziedzictwo" oraz "70 lat działalności Archiwum Państwowego w Kaliszu". Zorganizowano także 12 wystaw wirtualnych i kolekcji w serwisie www.szukajwarchiwach.gov.pl. Przeprowadzono łącznie 108 lekcji archiwalnych, także w formie zdalnej. Odwiedziło nas łącznie 21 wycieczek, w tym m. in. z Prywatnej Szkoły Podstawowej "Jagiellończyk" w Kaliszu" i Ukraińskiego Towarzystwa Historycznego w Polsce. We wrześniu 2021 r. uruchomiono "Kaliską Edukację Archiwalną" - portal służący do szeroko pojętej edukacji historycznej i archiwalnej w wymiarze lokalnym. Dzięki niemu wychodzimy naprzeciw wymaganiom współczesnej edukacji. Tradycyjnie już zorganizowano obchody Marcowego Maratonu Archiwalnego, Międzynarodowego Dnia Archiwów, Dnia Archiwisty. We współpracy z Kaliskim Towarzystwem Przyjaciół Archiwaliów odbyła się prelekcja Jerzego Wojtczaka na temat Nowych Skalmierzyc w okresie międzywojennym, a w ramach akcji "Archiwa Rodzinne Niepodległej" Andrzej Werbiński omówił historię swojej rodziny, w tym ojca, Kazimierza Werbińskiego, zasłużonego dla Liceum Pielęgniarstwa w Kaliszu. Pomimo pandemii udało się przeprowadzić konkurs "Ad fontes! Odkrywamy tajemnice Kalisza i regionu kaliskiego", a uroczyste jego podsumowanie odbyło się w siedzibie Archiwum w czerwcu 2021 r. Najważniejszym wydarzeniem popularyzatorskim było zwieńczenie obchodów jubileuszu 70 lat Archiwum. 24 listopada zapromowano wydawnictwo pt. "Nieznany przywilej kupców kaliskich z 1568 r.", otwarto wystawę jubileuszową oraz zapoznano gości z filmem pt. "Z przeszłością w przyszłość".
Archiwum wzięło udział w 7 przedsięwzięciach o charakterze naukowym. Były to 3 wystąpienia konferencyjne w: Przystanku Historia w Poznaniu, w Ośrodku Doskonalenia Nauczycieli w Kaliszu i w siedzibie Archiwum oraz 4 zebrania naukowe dla pracowników APK. Zrealizowaliśmy 2 projekty naukowo-badawcze: "Potrzeby współczesnej szkoły w zakresie edukacji historycznej a możliwości Archiwum Państwowego w Kaliszu" i "Stan wojenny po czterdziestu latach we wspomnieniach liderów opozycji solidarnościowej". Archiwum zorganizowało i zarejestrowało kamerą łącznie 4 wykłady, które znalazły się na stronie internetowej APK oraz profilu Faceboook: prof. dr. hab. Jerzego Pietrzaka pt. "Konstytucja 3 maja 1791 r. i jej znaczenie w historii i tradycji Polski" (2 maja 2021), prof. dr. hab. Krzysztofa Brzechczyna pt. "O prokuratorze, który chciał zostać adwokatem. Bogusław Śliwa - zarys biografii" (14 grudnia 2021), dr. Sebastiana Pilarskiego pt. "Represyjna działalność wymiaru sprawiedliwości wobec działaczy NSZZ Solidarność w okresie stanu wojennego w ujęciu ogólnopolskim i regionalnym (Wielkopolska Południowa)" (16 grudnia 2021). Przeprowadzono także debatę pt. "Stan wojenny po czterdziestu latach we wspomnieniach liderów opozycji solidarnościowej". Wszystkie nagrania zostały udostępnione na stronie internetowej APK oraz na profilu facebook'owym.
Wydaliśmy 2 publikacje książkowe: "Nieznany przywilej kupców kaliskich z 1568 r." i "Archiwum Państwowe w Kaliszu (1951-2021). 70 lat działalności". Zrealizowaliśmy 5 filmów promocyjnych: "Fibigerowie. Twórcy kaliskich fabryk fortepianów i pianin (1878-2016)", "Z przeszłością w przyszłość. 70 lat działalności archiwum Państwowego w Kaliszu"", 3 filmy w ramach cyklu "Po-szukaj na szukaj-u". Wzięliśmy także udział w nagraniu filmu z jubileuszu archiwów realizowanego na zlecenie NDAP.
Na temat APK przygotowano 4 audycje telewizyjne, 7 radiowych, 24 artykuły prasowe i 97 internetowych. W minionym roku podjęliśmy współpracę z TVP Oddział w Poznaniu - w jej zakresie przygotowano łącznie 44 nagrania do programu "Wielkopolska Każdego Dnia".
W dalszej części spotkania dr Grażyna Schlender podziękowała za bardzo dobre wyniki pracy i omówiła także inne istotne kwestie, m. in. związane z kontrolą zarządczą. W oświadczeniu o stanie kontroli zarządczej za 2021 r. wskazaliśmy, że adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza funkcjonowała w ograniczonym stopniu. W związku z powyższym planujemy wprowadzenie procedur aktualizacji systemu kontroli zarządczej, przeprowadzenie audytu wewnętrznego m. in. na stanowiskach pracy, systematyczną organizację zebrań kierowników z pracownikami i zwiększenie ilości szkoleń dla pracowników.
W chwili obecnej sieć Archiwów Państwowych jest na etapie wdrażania nowej strategii działania na lata 2020-2030. Wiąże się to m. in. z kwestią reorganizacji całej sieci w taki sposób, by w poszczególnych archiwach, przyporządkowanych do danych grup ze względu na wielkość, utworzyć takie same komórki organizacyjne. Jest to najważniejsze zadanie na ten rok. Nowa struktura organizacyjna zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2023 r.
W zeszłym roku przeprowadzono anonimowe ankiety na temat stanu kontroli zarządczej w Archiwum. Wynika z nich, że pracownicy sami dostrzegają konieczność zmian organizacyjnych, głównie ze względu na coraz większy natłok obowiązków. Liczymy na to, że nowa struktura organizacyjna oraz działania kadry kierowniczej APK pozwolą poprawić zarówno motywację pracowników oraz kwestie związane z komunikacją wewnętrzną.
Dr Grażyna Schlender omówiła także na jakich pracach merytorycznych skupimy się w 2023 r. Planujemy dwa wydawnictwa - jedno dotyczące archiwów rodzinnych ukaże się w czerwcu - prace nad nim prowadzą: Grzegorz Waliś i Estera Wałęsa. Drugie, dotyczące Marii Konopnickiej, zostanie przygotowane w ramach obchodów Roku Marii Konopnickiej (z okazji 180. rocznicy jej urodzin) i będzie mu towarzyszyć wystawa. Promocja jest przewidziana na listopad. Wcześniej, jeszcze we wrześniu, planujemy organizację konferencji naukowej na temat słynnej pisarki. Partnerem w tym projekcie jest Archiwum Państwowe w Suwałkach i Urząd Miasta Kalisza. Za realizację tego zadania odpowiadają: dr Anna Bestian-Zając i Edyta Pietrzak. Archiwum włączyło się także w inicjatywę utworzenia Komisji Pamięci Historycznej Miasta Kalisza. Komisja będzie pracować nad upamiętnieniem ważnych miejsc dla historii miasta za pomocą tabliczek. Materiały archiwalne będą służyły pomocą w zbieraniu materiału dowodowego.
Na koniec spotkania wszyscy pracownicy otrzymali egzemplarz publikacji pt. "Archiwum Państwowe w Kaliszu (1951-2021). 70 lat działalności", w którym ujęto wszystkich dotychczas zatrudnionych w APK na przestrzeni 70 lat. Wykonano także pamiątkowe zdjęcie grupowe.
W tym samym dniu delegacja pracowników wraz z dyrektorem udała się na kaliskie cmentarze, by złożyć kwiaty i zapalić znicze na grobach zmarłych, zasłużonych kierowników kaliskiego Archiwum: Władysława Michałka i Romana Szczepaniaka.
