Digitalizacja, zarówno jako forma zabezpieczenia materiałów archiwalnych, jak i ich udostępniania, stała się obecnie jednym z podstawowych zadań archiwów państwowych. Jej znaczenie wzrosło jeszcze bardziej w czasach pandemii, gdzie kontakt z archiwaliami w pracowniach naukowych został mocno ograniczony. Natomiast dzięki cyfryzacji akt można z nich korzystać bez ograniczeń miejsca i czasu. Od 2012 r. także kaliskie Archiwum aktywnie działa na tym polu.
Jesienią ubiegłego roku zakończono digitalizację akt zespołu Naczelnik Powiatu Kaliskiego z lat 1817-1866. Z powodów konserwatorskich cyfryzacja materiałów trwała aż 5 lat, ale ostatecznie jeden z najstarszych i najcenniejszych zespołów z zasobu APK dostępny jest już w sieci. Użytkownicy mają do przejrzenia 948 jednostek archiwalnych obejmujących prawie 202 tys. stron dokumentów (191 tys. skanów). Jest to niezastąpione źródło do badań regionalnych nad dziejami dzisiejszych powiatów kaliskiego i tureckiego w XIX w., ale także historii rodzinnych. Księgi ludności, tabele prestacyjne włościan, czy różnego rodzaju wykazy osobowe stanowią wartościowy materiał dla kwerend genealogicznych.
Gros materiałów, jak co roku, poddanych cyfryzacji stanowiły akta metrykalne. W 2021 r. do digitalizacji skierowano 815 ksiąg różnych parafii i urzędów stanu cywilnego działających na terenie właściwości kaliskiego Archiwum, czyli byłego województwa kaliskiego. Wśród nich znalazły się najstarsze księgi parafii kaliskich - rzymskokatolickich św. Józefa i św. Mikołaja, ewangelickiej, a także wyznania mojżeszowego przejęte w 2018 r. z Archiwum Państwowego w Poznaniu. Kontynuowano również skanowanie kartoteki meldunkowej miasta Kalisza z lat 1931-1951.
Jednak najtrudniejszym wyzwaniem w zakresie digitalizacji w 2021 r. była cyfryzacja kaset VHS, SVHS i Beta byłej Telewizji Centrum w Kaliszu z lat 1991-1997. Dzięki dodatkowym środkom finansowym z Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych w Warszawie nie tylko zabezpieczono przeszło 20-letni nośnik, wrażliwy na upływ czasu i warunki przechowywania, ale uzyskano także materiał atrakcyjny pod względem popularyzatorskim, o czym można było się przekonać po umieszczeniu fragmentów nagrań na facebooku Archiwum i reakcji użytkowników. Przy okazji zdigitalizowano również kilkanaście kaset byłej Szkoły Policealnej nr 7 w Kaliszu (czyli danego Liceum Medycznego).
Podsumowując w ubiegłym roku we własnej pracowni digitalizacyjnej oraz w specjalistycznych firmach zewnętrznych zdigitalizowano 1088 ksiąg i poszytów uzyskując blisko 206 tys. skanów oraz 484 kaset video z prawie 40 tys. minut nagrań. Większość z nich została już umieszczona na koncie APK na dropboxie (www.archiwum.kalisz.pl/Zobacz skany online), a w przyszłości także na portalu "Szukaj w Archiwach". Na razie niedostępne są nagrania Telewizji Centrum i karty meldunkowe miasta Kalisza. Wymagają one weryfikacji w zakresie danych wrażliwych, które mogą zawierać, ale sądzimy że uda nam się je udostępnić jeszcze w I półroczu 2022 r. Łącznie na dropboxie jest obecnie udostępnionych 7569 jednostek archiwalnych i ponad 850 tys. plików cyfrowych.
