W Archiwum Państwowym w Kaliszu 26 maja 2020 r. odbyła się konferencja prasowa dotycząca stopniowego wznawiania działalności archiwalnej przez kaliską placówkę. W obecności zgromadzonych dziennikarzy: Sylwii Kwiatkowskiej z Radia Centrum i Darii Kubiak z "Życia Kalisza" dyrektor dr Grażyna Schlender przedstawiła działalność Archiwum od momentu czasowego zamknięcia instytucji kultury. W związku z opublikowaniem komunikatu sztabu kryzysowego Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego informującego o podjęciu zdecydowanych kroków mających na celu zatrzymanie szerzenia się koronawirusa SARS-COV-2 i czasowym zamknięciu instytucji podległych Ministrowi Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych podjął decyzję o ograniczeniu działalności podległych mu archiwów państwowych. Od 12 marca Archiwum Państwowe w Kaliszu zawiesiło działalność czytelni oraz organizację wydarzeń z udziałem gości zewnętrznych, w tym zawieszenie prowadzenia spotkań i lekcji archiwalnych dla szkół. M.in. odwołano promocję nowego wydawnictwa autorstwa Grzegorza Walisia pt. "Kaliska Policja i policjanci w okresie II Rzeczypospolitej". Zgodnie z zaleceniami NDAP Dyrektor APK opracował założenia działania jednostki organizacyjnej w sytuacji zwiększonego zagrożenia epidemiologicznego na terenie działania instytucji. Od 13 marca, w związku z przeciwdziałaniem zagrożeniu epidemiologicznemu, Archiwum nie przyjmowało interesantów zewnętrznych. Preferowało kontakt z instytucją za pomocą komunikacji elektronicznej i telefonicznej jako alternatywy dla bezpośredniego kontaktu.
Archiwum, pomimo zaistniałej sytuacji epidemiologicznej, działało nieprzerwalnie. Większość pracowników była na pracy zdalnej, gdzie zajmowali się zatwierdzaniem przepisów kancelaryjno-archiwalnych i wydawaniem zgód na brakowanie dokumentacji, indeksacją akt notariatu kaliskiego i stanu cywilnego, opracowywaniem akt spoza ewidencji oraz opracowaniem wstępów do inwentarzy akt metrykalnych. Przeprowadzane były również poszukiwania dla osób, które zwracały się do nas pisemnie. Załatwialiśmy kwerendy do celów genealogicznych, własnościowych czy na potrzeby urzędów. Udzielaliśmy również informacji telefonicznych.
Prowadziliśmy również, w ograniczonym zakresie, działalność popularyzatorską. Odświeżyliśmy szatę graficzną naszej strony, przybyły nowe kafle. Na stronie dostępne są on-line nasze wydawnictwa, które można bezpłatnie pobrać.
W drugiej części spotkania dr Grażyna Schlender przedstawiła program wznawiania działalności Archiwum. W związku z wdrożeniem etapu II znoszenia nakazów i zakazów, wynikających ze stanu epidemii, zapowiedzianym w dniu 28 kwietnia przez Prezesa Rady Ministrów, a także komunikatami Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego oraz Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych Archiwum Państwowe w Kaliszu rozpoczęło przygotowania do stopniowego odstępowania od wprowadzonych ograniczeń w swej działalności, zwłaszcza w załatwianiu interesantów i użytkowników zasobu archiwalnego, w sposób gwarantujący, zarówno pracownikom, jak i użytkownikom archiwum, maksymalne bezpieczeństwo. Od 1 czerwca otwieramy dla korzystających czytelnię akt. W związku z tym dyrektor dr Grażyna Schlender wprowadziła nowy Regulamin korzystania z materiałów archiwalnych w Archiwum Państwowym w Kaliszu, który został pozytywnie zaopiniowany przez Państwowy Powiatowy Inspektorat Sanitarny w Kaliszu. Czytelnia będzie działać w ograniczonym zakresie, w godzinach 8.30-14.30, z przerwą na wietrzenie w godzinach 12.00-12.30. Osoba przystępująca do korzystania z materiałów archiwalnych w czytelni umawia termin wizyty telefonicznie 62 767 10 22 wew. 1 lub mailowo sekretariat@archiwum.kalisz.pl, pracownianaukowa@archiwum.kalisz.pl. Materiały archiwalne lub ich reprodukcje udostępnianie są na podstawie zamówienia (rewersu), który składany jest elektronicznie na mail: sekretariat@archiwum.kalisz.pl, pracownianaukowa@archiwum.kalisz.pl, poprzez portal www.szukajwarchiwach.gov.pl lub telefonicznie. Dziennie można zamówić 10 jednostek aktowych. W czytelni korzystający zachowuje wszelkie zasady związane z dystansem społecznym. Użytkownik używa maseczki ochronnej, rękawiczek i pozostaje w odległości przynajmniej dwóch metrów od innych osób przebywających w czytelni. W czytelni mogą przebywać jednocześnie dwie osoby przy zachowaniu między nimi bezpiecznej odległości (minimum 2 m) zgonie z wytycznymi (1 użytkownik na 15 m²). Użytkownik zajmuje wskazane przez pracownika miejsce (stolik z numerem podanym przez pracownika podczas telefonicznej lub mailowej rejestracji użytkownika). Znajdują się tam już przygotowane dla niego zamówione materiały archiwalne. Po zakończeniu pracy korzystający powiadamia pracownika o zakończeniu pracy i pozostawia materiały archiwalne na stoliku w pracowni naukowej. Zwrócone materiały zostają odłożone do innego, wydzielonego pomieszczenia na 5 dniową kwarantannę.
Archiwum przygotowało dla użytkowników zasobu ulotkę z zasadami korzystania z materiałów archiwalnych w Archiwum Państwowym w Kaliszu w związku z wystąpieniem stanu epidemii.
Następnie dyrektor dr Grażyna Schlender omówiła plany popularyzacji na kolejne miesiące. Z okazji obchodów Międzynarodowego Dnia Archiwów 9 czerwca zaprezentujemy wystawę on-line poświęconą pielęgniarką i położnym. We wrześniu wydamy publikację poświęconą kaliskiej Solidarności z okazji 40-lecia. Będzie również przygotowana wystawa on-line prezentująca najciekawsze dokumenty z książki. W listopadzie odbędzie się promocja wydawnictwa poświęconego rodzinie i fabryce Fibigerów. Planowaliśmy wystawę plenerową, ale nie wiadomo czy będzie zrealizowana.
Na zakończenie dr Grażyna Schlender zwróciła się z apelem do dziennikarzy, żeby zamieścili informacje o ogólnopolskiej akcji Archiwum Pandemii A. D. 2020. Zależy nam aby zapromować kampanię tworzenia społecznej kolekcji dokumentów pandemii wywołanej koronawirusem SARS-COV-2. Chcielibyśmy zebrać jak najwięcej zdjęć, wspomnień z naszego regionu i zachować je dla kolejnych pokoleń.
