27 listopada 2019 r. w Archiwum Państwowym w Kaliszu odbyło się szkolenie z zakresu ochrony danych osobowych prowadzone przez Joanną Żebrowską, która jest inspektorem ds. danych osobowych dla Archiwum Państwowego w Kaliszu.
W ramach szkolenia przedstawiono najważniejsze przepisy obowiązujące w Polsce w zakresie ochrony danych osobowych jak: Konstytucja RP art. 47-51, Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady Europejskiej z dnia 27 kwietnia 2016 r. o Ochronie Danych Osobowych (RODO), obowiązujące od dnia 25 maja 2018 r., a także ustawy sektorowe.
Prelegentka w oparciu o konkretne przykłady wzięte z życia wymieniła przykłady danych osobowych, którymi mogą być np. numer karty miejskiej, wzór podpisu, numer pesel, wizerunek, adres IP, dane z monitoringu, czy dane o rodzinie. Pośród wielu danych można wyszczególnić te, które są danymi wrażliwymi, wymagającymi szczególnej ochrony. Zaliczamy do nich np. dane biometryczne, czy informacje o stanie zdrowia.
W archiwach państwowych można spotkać się ze zbiorem danych osobowych interesantów, kooperantów oraz dokumentacją osobowo-płacową. Dlatego konieczne jest odpowiednie zabezpieczenie organizacji pracy - prowadzenie polityki czystego biurka i zamykania pomieszczeń biurowych na klucz w czasie nieobecności pracownika. Pomocą służą także środki techniczne jak uniemożliwianie wejścia do określonych pomieszczeń osobom nieupoważnionym czy stosowanie niszczarek do papieru.
Ponieważ archiwa pozyskują, zabezpieczają, utrwalają i przeglądają dane osobowe konieczne jest prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych. Przetwarzanie wymaga rzetelności, przejrzystości i działania zgodnego z prawem, z poszanowaniem zasady prawidłowości ograniczonego przechowywania, integralności i poufności, rozliczalności oraz minimalizacji danych.
Po omówieniu najważniejszych dyrektyw w zakresie ochrony danych osobowych prelegentka przekazała do archiwum wzory rejestrów umów i upoważnień do przetwarzania danych osobowych oraz w ramach indywidualnych konsultacji z pracownikami odpowiadała na pytania.
