1 i 2 października 2019 r. w siedzibie Archiwum Państwowego w Kaliszu odbyło się szkolenie dla pracowników z zakresu obsługi systemu EZD. Szkolenie przeprowadzili zastępca dyrektora departamentu kształtowania zasobu archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych Sebastian Czerniak, archiwista z Archiwum Państwowego w Lublinie, wykształcony bibliotekarz, historyk oraz informatyk Marcin Buczek oraz pracownik Archiwum Akt Nowych w Warszawie, specjalista ds. nadzoru archiwalnego, pedagog i prawnik Renata Gąsior.
Prowadzących powitała dyrektor APK dr Grażyna Schlender i w kilku słowach, w oparciu o prezentację multimedialną, nakreśliła historię przygotowań do wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją. W marcu 2019 r. w Archiwum Państwowym w Kaliszu powołano zespół ds. wdrożenia EZD w składzie: Karol Andrzejewski - przewodniczący, Piotr Ciupek - zastępca przewodniczącego, Edyta Pietrzak, Renata Duda-Siwiak i Grzegorz Waliś - członkowie. 18 kwietnia 2019 r. archiwum podpisało porozumienie z Podlaskim Urzędem Wojewódzkim w sprawie wdrożenia systemu. Począwszy od 1 stycznia 2020 r. rozpocznie się u nas okres testowy, natomiast od 1 stycznia 2021 r. będziemy pracować w oparciu o system EZD.
W dalszej części spotkania Karol Andrzejewski wymienił główne cele i korzyści płynące z wprowadzenia systemu EZD. Głównie chodzi o usprawnienie pracy urzędu poprzez realizowanie korespondencji drogą elektroniczną. Pozwoli to skrócić czas realizacji spraw, generować i przechowywać dane statystyczne oraz wyszukiwać pisma i sprawy w sposób szybki i zorganizowany.
Sebastian Czerniak wyjaśnił, że prace nad systemem trwały od 2006 r. Dobrze wdrożony system pełni funkcję archiwum zakładowego, w którym zarządza się nie teczką, lecz konkretną sprawą.
Szkolenie miało wymiar praktyczny. Każdy pracownik korzystając z laptopa uczył się zakładania koszulek, rejestrowania pism, przypisywania korespondencji do konkretnych spraw z jednolitego rzeczowego wykazu akt. System umożliwia także tworzenie notatek i opinii. Po opanowaniu tych podstawowych czynności, pracownicy przesyłali sobie nawzajem utworzone wcześniej koszulki i modyfikowali ich zawartość poprzez np. uzupełnianie metadanych, akceptację treści i składanie podpisu. Szczególną uwagę zwrócono na przeszkolenie pracowników kancelarii - sekretariatu, gdzie praca w systemie EZD jest bardziej rozbudowana i odpowiedzialna. Przygotowano i wdrożono lokalne środowisko testowe dla Systemu EZD PUW w serwerowni APK. Omówione zostały również główne zadania administratora EZD PUW i określono podstawowe parametry konfiguracyjne testowej wersji systemu. Kolejnym etapem wdrożenia EZD PUW będzie uruchomienie wersji produkcyjnej systemu. Mamy nadzieję, że zdobyte umiejętności pozwolą nam na szybkie i bezproblemowe wdrożenie systemu EZD.
