4 października 2018 r. w siedzibie Archiwum Państwowego w Kaliszu odbyło się szkolenie z zakresu ochrony danych osobowych w świetle RODO, ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz Polityki Ochrony Danych Osobowych Archiwum Państwowego w Kaliszu. Prowadzącym szkolenie był radca prawny Paweł Juras, absolwent Wydziału Prawa i Administracji oraz Instytutu Nauk Politycznych Uniwersytetu Szczecińskiego, radny Rady Miasta Szczecin w latach 2006-2010, pełnomocnik ds. zarządzania jakością ISO, wykładowca i szkoleniowiec przedmiotów prawniczych.
Dyrektor APK dr Grażyna Schlender powitała zebranych i przedstawiła sylwetkę prelegenta. Paweł Juras stwierdził, że przyjechał głównie po to, by bronić dyrektywy RODO, gdyż ta regulacja prawna jest potrzebna w nowoczesnym świecie, otoczonym przez technologię "smart". Sami nie zdajemy sobie często sprawy z tego, jak często ujawniamy w internecie swoją lokalizacje, czy osobiste preferencje. Nie można dopuścić do tego, by ktoś przejął te informacje i wykorzystał. W tym celu konieczne było stworzenie przepisów, które obowiązywałyby nie na terenie jednego państwa, ale większego terytorium, ze względu na to, że problem ma zasięg globalny.
Pierwszą część szkolenia stanowiło omówienie najważniejszych przepisów prawnych zawartych w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. Rozporządzenie to ma zastosowanie do przetwarzania danych osobowych w sposób całkowicie lub częściowo zautomatyzowany oraz do przetwarzania w sposób inny niż zautomatyzowany danych osobowych stanowiących część zbioru danych lub mających część zbioru danych. RODO zaczyna obowiązywać dopiero w momencie, gdy dane osobowe dołączamy do jakiegoś zbioru - katalogu w komputerze, czy akt w teczce. Danymi osobowymi będziemy nazywać wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Przetwarzanie danych osobowych oznacza każdą operację przeprowadzoną na ww. danych. Istnieje szereg sytuacji, w których możemy legalnie zbierać dane osobowe - np. w przypadku, gdy mamy zgodę osoby, której dane dotyczą; gdy przetwarzanie wynika z obowiązku prawnego lub gdy jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi; gdy przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dotyczą lub innej osoby fizycznej; gdy jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą; gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez osobę trzecią. Przetwarzanie danych osobowych musi być zgodne z prawem, rzetelne w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą; muszą być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach; musi cechować się minimalizacją danych; określenie okresu przetwarzania.
Dostęp do materiałów archiwalnych jest prawnie ograniczony ochroną dóbr osobistych. Należy pamiętać, że osoba przetwarzająca dane osobowe ponosi odpowiedzialność w wymiarze administracyjnym oraz cywilno-prawnym. Zagadnienie wykorzystania RODO w praktyce, w odniesieniu do pracy archiwistów, wzbudziło duże zainteresowanie pracowników Archiwum Państwowego w Kaliszu. Padło wiele pytań w związku z zasadami udostępniania materiałów archiwalnych zawierających m. in. ewidencję ludności. Wszyscy uczestnicy odebrali z rąk prowadzącego oraz dyrektora AOK stosowne zaświadczenie o ukończeniu szkolenia. Zajęcia przebiegły w miłej atmosferze. Prowadzący zapewnił, że w razie jakichkolwiek dodatkowych pytań, czy wątpliwości, możemy kontaktować się z nim telefonicznie lub mailowo.
