W dniach 22-23 sierpnia 2018 r., z inicjatywy dyrektora Archiwum Państwowego w Kaliszu dr Grażyny Schlender, pracownicy tej instytucji wzięli udział w szkoleniu pt. "Zasady przeprowadzania ocen w służbie cywilnej oraz skuteczna i asertywna komunikacja interpersonalna" przeprowadzonym przez Radosława Hancewicza.
Radosław Hancewicz z wykształcenia jest prawnikiem. Od 2007 r. przeprowadził ponad 4000 godzin szkoleń dla administracji publicznej. W latach 2006-2008 był trenerem wewnętrznym Służby Cywilnej, współpracował też z Kancelarią Prezesa Rady Ministrów. Jest autorem pierwszego w Polsce poradnika dla trenerów chcących efektywnie szkolić administrację publiczną pt. "Szkolenia dla administracji publicznej. 101 praktycznych wskazówek dla trenerów" (2011) oraz poradnika dla osób pełniących funkcje kierownicze w instytucjach publicznych pt. "Kierownik w instytucji publicznej. Znajdź swój własny, skuteczny styl zarządzania" (2012). Obecnie prowadzi szkolenia m. in. dla Krajowej Szkoły Administracji Publicznej, współpracuje także z Krajową Szkołą Sądownictwa i Prokuratury oraz Wydziałem Ekonomii i Zarządzania Uniwersytetu w Białymstoku. Z uwagi na współpracę z Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych nieobca jest mu również specyfika pracy w archiwach państwowych.
Celem dwudniowego szkolenia była poprawa kompetencji pracowników w zakresie komunikacji interpersonalnej niezbędnej do codziennych kontaktów z przełożonym, współpracownikami oraz klientami a także uświadomienie roli komunikacji niewerbalnej, asertywności oraz manipulacji w procesie komunikowania między ludźmi. Zajęcia były bardzo atrakcyjne ze względu na możliwość interakcji na linii prowadzący-słuchacze. Uczestnicy poznali definicję komunikacji interpersonalnej oraz jej główne cele.
Najlepszym zobrazowaniem problemów związanych z tym zagadnieniem było jednak zadanie praktyczne, polegające na narysowaniu rysunku na podstawie opisu w momencie, kiedy nie widzimy nadawcy przekazu i nie możemy mu zadawać pytań oraz w chwili kiedy widzimy jego twarz i mamy możliwość komunikowania się. Dzięki temu ćwiczeniu pracownicy poznali rolę kodu i kanału w procesie porozumiewania. Efektywność naszego przekazu zależy m. in. od jego atrakcyjności, wiarygodności nadawcy, umiejętności słuchania.
Radosław Hancewicz wyjaśnił, że w procesie komunikacji interpersonalnej sens słów ma znaczenie tylko w 7%. O wiele ważniejsza jest intonacja głosu oraz mowa ciała.
W codziennych relacjach natury urzędnik-petent musimy pamiętać o dostosowaniu poziomu języka do możliwości odbiorcy. Pomocny może okazać się także tzw. przekaz zwrotny, który upewnia nas co do skuteczności naszego przekazu. Prowadzący dużo miejsca poświęcił zagadnieniu asertywności, jako zachowaniu się w porządku w stosunku do samego siebie jak i innych ludzi. Pracownicy dzięki wykonaniu testu mogli przekonać się jaki typ zachowania u nich dominuje i czy są oni asertywni. Na koniec, w formie ćwiczeń, pracownicy APK odegrali kilka scen z życia codziennego wcielając się w rolę osoby asertywnej.
W drugim dniu szkolenia Radosław Hancewicz skoncentrował się na zagadnieniu oceny okresowej. Punktem wyjściowym było stwierdzenie, że w polska administracja boryka się z problemem nieświadomości zadań zarządczych kierowników. Powierzając im zadanie kierowania zespołem nie sprawdza się ich osobistych predyspozycji. Na ogół są to osoby przygotowane merytorycznie. Tymczasem kierownik ma osiągać cele nałożone na komórkę, a praca ma być wykonywana przez pracowników. Kierownik odpowiada za realizację pięciu funkcji: planowanie (ustanawianie celów jakościowych lub ilościowych), organizację pracy (rozdzielanie zadań), motywowanie, nadzorowanie (sprawdzanie, czy w odpowiednim czasie i z odpowiednią jakością pracownik wykonuje zadania) i rozliczanie (jest formą informacji zwrotnej). Jedną z form rozliczania jest wystawianie oceny okresowej co 2 lata. System ocen okresowych powinien nieść za sobą skutki, jednakże tylko dla tzw. marginesu najlepszych i najgorszych pracowników. Oceniając należy pamiętać, że kryteria kwalifikacyjne w postaci posiadanych dyplomów i ukończonych szkół są praktycznie nieważne. Liczy się efekt, czyli to, co dany pracownik daje zakładowi pracy. Należy więc wziąć pod uwagę jego wyniki pracy, cechy zachowania (wytrwałość, punktualność), oraz osobowość (energia, asertywność, odpowiedzialność). Każde z przyjętych kryteriów powinno być istotne, opracowane w sposób wyczerpujący, rozłączne, równoważne, mierzalne. Każdemu kryterium powinien towarzyszyć opis, dzięki któremu wszyscy pracownicy będą rozumieć jego definicję jednoznacznie oraz opis stopni wypełnienia poszczególnych kryteriów. Kryteria oceny okresowej są następujące: komunikacja, kreatywność, negocjowanie, orientacja na klienta i interesanta, podejmowanie decyzji i odpowiedzialność, radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych, rzetelność, myślenie analityczne, wykorzystywanie wiedzy i doskonalenie zawodowe, wystąpienia publiczne, zarządzani ludźmi. Prowadzący zaznaczył, że do rozmowy oceniającej należy się odpowiednio przygotować, by ustrzec się wielu możliwych błędów. Ocena powinna być możliwie jak najbardziej obiektywna. Dobrze przygotowana rozmowa oceniająca ma następujący przebieg: wprowadzenie, ustalenie przedmiotu oceny, samoocena pracownika, dokonanie oceny przez kierownika, komentarz pracownika, oczekiwanie pracownika, planowanie działań korygujących, planowanie nowych zadań, pytania i problemy ogólne, zakończenie rozmowy. Co ważne, należy nie tylko wypunktować pracownika tym, co robił źle. Trzeba również podkreślić jego pozytywne zachowania. Rozmowa oceniająca ma być konstruktywna. Powinna stanowić istotna informację zwrotną dla pracownika, co robi źle, a w czym jest doskonały. Wynika to z funkcji oceny okresowej. Ta ma być bowiem korygująca, stabilizująca i rozwojowa.
Podczas szkolenia prowadzący udzielił wielu praktycznych rad, odpowiadał na pytania pracowników podając wiele przykładów z praktyki własnej bądź innych zakładów pracy sfery budżetowej. Tematyka zajęć z pewnością przyczyni się do polepszenia obsługi naszych interesantów oraz współpracy pomiędzy osobami zatrudnionymi w Archiwum Państwowym w Kaliszu.
