22 lutego 2018 r. w siedzibie Archiwum Państwowego w Kaliszu odbyło się zebranie sprawozdawcze z działalności placówki w 2017 r. Tradycyjnie już, poza pracownikami APK, uczestniczyli w nim przedstawiciele instytucji, z którymi mieliśmy przyjemność współpracować w minionym roku oraz darczyńcy. W tym roku w zebraniu wziął udział gość specjalny, Zastępca Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych dr Henryk Niestrój. Pośród zaproszonych gości znaleźli się: prezes Kaliskiego Towarzystwa Przyjaciół Nauk prof. dr hab. Krzysztof Walczak; wiceprezes tegoż towarzystwa oraz prezes Towarzystwa Przyjaciół Książki prof. dr hab. Ewa Andrysiak; reprezentująca prezydenta miasta Kalisza i naczelnika Wydziału Kultury i Sztuki, Sportu i Turystyki Urzędu Miejskiego w Kaliszu Iwona Cieślak; prorektor Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej im. Prezydenta Stanisława Wojciechowskiego w Kaliszu doc. dr Jan Frąszczak; literat i prezes Stowarzyszenia "Kalisz Literacki" Arkadiusz Pacholski; dyrektor kaliskiego Biura Oddziału Naczelnej Organizacji Technicznej Jerzy Solon; darczyńcy: Wanda Staszak, senator Witold Sitarz, prezes Stowarzyszenia im. H. Sutarzewicz w Kaliszu Elżbieta Stadtmüller i Stanisław Perliński.
Wszystkich gości oraz pracowników APK powitała dyrektor placówki dr Grażyna Schlender. Wyjaśniła, że od kilku lat panuje u nas formuła przedstawiania naszych dokonań w formie prezentacji multimedialnej. Główną ideą jest bowiem pokazanie naszej codziennej, mrówczej pracy.
Wyniki pracy Archiwum Państwowego w Kaliszu przedstawiła w oparciu o pokaz slajdów kierownik Oddziału II Opracowania i Udostępniania Materiałów Archiwalnych Edyta Pietrzak.
Następnie dyrektor APK poprosiła kierowników i osoby na samodzielnych stanowiskach pracy o krótkie scharakteryzowanie pracy poszczególnych oddziałów i stanowisk. Karol Andrzejewski odpowiedzialny za działalność na przedpolu archiwalnym wymienił trzy główne zadania, które wykonuje: zatwierdzanie przepisów kancelaryjno-archiwalnych; przeprowadzanie kontroli w jednostkach nadzorowanych; brakowanie dokumentacji niearchiwalnej. Obecnie pod nadzorem mamy 165 jednostek. Rocznie wykonuje się ok. 50 kontroli. Kierownik Oddziału I Gromadzenia i Ewidencji Materiałów Archiwalnych Grzegorz Waliś wyjaśnił, że Oddział zajmuje się przejmowaniem, gromadzeniem i ewidencjonowaniem archiwaliów. Rocznie przyjmujemy ok. 4500-5000 j.a. Naszą ewidencję posiadamy w formie cyfrowej, a większość opisów jest dostępna w ZoSIA. Pracownicy przeprowadzają także zabiegi profilaktyczne i konserwację właściwą. Oddział sprawuje opiekę nad magazynami i odpowiada za przygotowanie dokumentów do digitalizacji. Kierownik Oddziału II Opracowania i Udostępniania Materiałów Archiwalnych Edyta Pietrzak przedstawiła pracę swojego Oddziału, który zajmuje się opracowaniem materiałów archiwalnych, udostępnianiem ich w pracowni naukowej, przeprowadzaniem kwerend dla instytucji i osób prywatnych z kraju i zagranicy oraz odpowiada za szerokorozumianą działalność popularyzacyjną Archiwum m.in. za przygotowanie cyklicznych imprez tj. Marcowy Maraton Archiwalny, Międzynarodowy Dzień Archiwów.
Zastępca Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych dr Henryk Niestrój podziękował za zaproszenie na zebranie sprawozdawcze. W nawiązaniu do wypowiedzi kierownika Oddziału I dotyczącej scalania zasobu archiwalnego wspomniał o czasie, gdy pracował w Archiwum Państwowym w Opolu i zajmował się m.in. wydzielaniem z zasobu kępińskich akt gruntowych. Stwierdził, że historia zatoczyła koło i akta te trafiły do kaliskiego Archiwum. Nasz gość przedstawił główne dyrektywy wydane w ostatnim czasie przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych. Dotyczą one m. in. wskazówek metodycznych do inwentaryzowania akt oraz udostępniania materiałów archiwalnych. Dr Henryk Niestrój wskazał na największe problemy państwowej sieci archiwalnej: zastosowanie Kodeksu Postępowania Administracyjnego w odniesieniu do odmowy udostępniania akt, brak miejsca w magazynach, zasypywanie archiwów dokumentacją osobowo-płacową w sytuacji, gdy przechowawca upadł. Dużym wyzwaniem będzie dla archiwów wdrożenie systemu EZD. Archiwum Państwowe w Kaliszu zostanie do niego włączone w 2019 r. Zastępca Naczelnego Dyrektora zdradził, że szczególnie dużą wagę przykłada do Międzynarodowego Dnia Archiwów. Archiwa powinny promować aktywnie swoje święto. Obecnie w NDAP trwają prace nad projektami związanymi z 100. rocznicą odzyskania przez Polskę niepodległości. Stworzą one duże możliwości do zaangażowania lokalnych podmiotów do współpracy. Niedawno NDAP nawiązała współpracę z archiwami kościelnymi, które mają wiele problemów chociażby z ewidencją swoich zbiorów. Powołano specjalną grupę, której zadaniem będzie wsparcie tej grupy. Odnośnie sprawy strat wojennych w Polsce w latach 1939-1945 NDAP stoi na stanowisku, że wszelkie dalsze prace polegające na poszukiwaniu kwestionariuszy strat powinny wiązać się ze zwiększeniem finansowania tego zadania.
Dr. Henrykowi Niestrojowi zależy także na doposażeniu pracowni konserwatorskich, zwłaszcza w mniejszych archiwach. Spotkanie było okazją do zadawania pytań gościowi. Odniósł się on do kwestii udostępniania dokumentacji dowodów osobistych oraz systemu bibliotecznemu KOHA.
Prof. dr hab. Krzysztof Walczak podziękował, w imieniu swoim i Kaliskiego Towarzystwa Przyjaciół Nauk, Pani dyrektor dr Grażynie Schlender za dotychczasową współpracę i zapewnił, że będzie ona kontynuowana.
Dr Henryk Niestrój dobrze ocenił pracę Archiwum Państwowego w Kaliszu. Nadmienił przy tym, że szczególnie docenia dokonania małych archiwów, bo tam na jednego archiwistę spada wiele zadań do wykonania. Dr Grażyna Schlender podziękowała za miłe słowa i nakreśliła plany placówki na 2018 r. Za kilka dni ruszy Marcowy Maraton Archiwalny, a jego zapowiedzią będzie konferencja prasowa z udziałem Posła na Sejm RP Joanny Lichockiej. W ramach cyklu odbędą się warsztaty dla młodzieży szkolnej i dla nauczycieli na temat propagandy w Polsce Ludowej we współpracy z Instytutem Pamięci Narodowej Oddział w Łodzi. Znajdzie się także akcent w formie wykładu dyrektora APK nawiązującego do 50. rocznicy wydarzeń marca 1968 r. Oczywiście APK zaangażuje się w obchody 100. rocznicy odzyskania przez Polskę niepodległości. Z tej okazji we współpracy z Urzędem Miejskim w Kaliszu zostanie wydany śpiewnik pieśni patriotycznych i legionowych, z pomocą którego kaliszanie będą śpiewać w hali Arena 11 listopada 2018 r. Nawiązujemy także współpracę z kaliskim oddziałem NOT. Planujemy organizację sympozjum na terenie PWSZ w Kaliszu na temat wkładu inżynierów i techników w odbudowę niepodległej Polski. W 2018 r. wydamy także publikację pt. "Kaliscy bohaterowie. Oni walczyli o naszą wolność", stanowiącą wykaz osób zaangażowanych w walkę z różnymi reżimami począwszy od powstania listopadowego, a na 1989 r. kończąc. Ponieważ rok 2018 jest w Kaliszu rokiem Adama Asnyka, planujemy, by w corocznym konkursie "Ad fontes! Odkrywamy tajemnice Kalisza i regionu kaliskiego" znalazło się pytanie nawiązujące do tej postaci. Jeśli zyskamy środki finansowe, chcielibyśmy zrealizować V. edycję Kaliskiego Archiwum Filmowego oraz wydać książkę pokonferencyjną pt. "Prasa opozycyjna w Polsce w latach 1945-1990".
Bardzo miłym akcentem było wręczenie przedstawicielom instytucji współpracujących okolicznościowych podziękowań w formie dyplomu oraz wydawnictwa APK. Książki otrzymali także pracownicy APK zaangażowani w działalność wydawniczą Archiwum w minionym roku.
Końcowym akcentem spotkania było wykonanie wspólnej fotografii w holu kaliskiego archiwum.
