W dniu 27 września 2017 r. odbyło się szkolenie wszystkich pracowników Archiwum Państwowego w Kaliszu w zakresie sytuacji kryzysowych, które mogą wystąpić w instytucji. Prowadził je kierownik Pracowni Konserwacji Materiałów Archiwalnych Archiwum Państwowego w Poznaniu dr Przemysław Wojciechowski, który z ramienia Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych i Centralnego Laboratorium Konserwacji Archiwaliów wspomaga kaliską placówkę w szeroko rozumianych działaniach profilaktycznych i konserwatorskich zasobu archiwalnego.
Szkolenie trwało kilka godzin i składało się z 4 części. Rozpoczęło go prezentacja pt. "Pożar i inne sytuacje kryzysowe w archiwum". Prelegent podkreślił, że mimo zastosowania wszelkich środków ostrożności, nie da się przewidzieć wszystkich sytuacji kryzysowych, lecz dzięki systemowi szacowania ryzyka oraz szkoleniom, można im przeciwdziałać lub choćby zminimalizować straty. Wskazał również na rolę instytucji zewnętrznych: miejscowych centrów zarządzania kryzysowego oraz firm świadczących usługi suszenia i liofilizacji.
Jednak najważniejszymi elementami szkolenia były ćwiczenia praktyczne. Pierwszym z nich była ewakuacja spowodowana pożarem. Pracownicy w ciągu 8 minut, po otrzymaniu informacji o pożarze, musieli zabezpieczyć swoje miejsca pracy i zgromadzić się w wyznaczonym miejscu przed budynkiem.
Następnym ćwiczeniem było lustracja przez pracowników Archiwów dwóch magazynów archiwalnych i wyłapanie wszystkich nieprawidłowości, wcześniej zaaranżowanych. Należały do nich m.in. pełne kosze na śmieci, brak urządzenia do pomiaru temperatury i wilgotności, odkryte rolety, kwiatek na oknie, jedzenie na stoliku itp. Wszystkie anomalia zapisano i przedstawiono na podsumowaniu w sali konferencyjnej. Kolejnym ćwiczeniem było zabezpieczenie archiwaliów zalanych wodą w wyniku awarii boilera. Wyznaczony kierownik akcji ratowniczej podzielił pracowników na dwie grupy, którym przydzielił zadania. Pierwsza grupa segregowała archiwalia na suche, wilgotne i całkowicie zamoczone, spisywała je i wynosiła na zewnątrz. Druga prowadziła prace stricte ratunkowe i zabezpieczające. Akta suche zgromadzono w jednym miejscu, akta zamoczone rozkładano i przekładano bibułkami filtracyjnymi aby się wysuszyły, natomiast całkowicie zamoczone przygotowano do zamrożenia. Do tej ostatniej grupy zaliczono także akta zabrudzone, które najpierw spłukano bieżącą wodę, aby później nie mieć pracy z oczyszczaniem ich z brudu. Zamoczony mikrofilm zawieszono na sznurku. Ponadto grupa miała za zadanie odszukać i wydzielić wśród zalanych akt cenne dokumenty pergaminowe. Nad bezpieczeństwem zbiorów czuwał wyznaczony "ochroniarz", a inna osoba, pełniąca funkcje rzecznika prasowego, udzielała informacji zainteresowanym mediom. Cała sytuacja była dokumentowana fotografiami, które mogą okazać się przydatne przy uzyskaniu odszkodowania od ubezpieczyciela.
W podsumowaniu prowadzący szkolenia pochwalił wszystkich za szybkie i skuteczne działania, sprawną organizację oraz zachowanie zimnej krwi.
