20 listopada 2014 r. wszyscy pracownicy Archiwum Państwowego w Kaliszu wzięli udział w szkoleniu z zakresu konserwacji materiałów archiwalnym. Kaliscy archiwiści mieli okazję wysłuchać prelekcji Pana Przemysława Wojciechowskiego, kierownika Pracowni Konserwacji Materiałów Archiwalnych Archiwum Państwowego w Poznaniu.
Dr Grażyna Schlender wyjaśniła zebranym ideę spotkania. Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych bardzo zależy na wprowadzeniu pewnych standardów co do konserwacji akt, równych dla wszystkich archiwów. Wizyta wynikała z decyzji Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 2 maja br. regulującej organizację współpracy między archiwami państwowymi wyróżniającymi się pod względem zasobów kompetencyjnych oraz infrastrukturalnych w zakresie właściwej i masowej konserwacji materiałów archiwalnych, a archiwami posiadającymi ograniczone możliwości zabezpieczenia zasobu. W myśl wspomnianej decyzji Archiwum Państwowe w Poznaniu ma wspomagać kaliskie Archiwum w profilaktyce i konserwacji materiałów archiwalnych. Współpraca ma charakter konsultacyjno-doradczy.
Prelegent rozpoczął swoje wystąpienie od omówienie najważniejszych dla konserwacji aktów prawnych. Wymienił tutaj m. in. art. 6 i art. 12 Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym. Wynika z nich jednoznacznie, że jednostek wytwarzająca akta jest zobligowana do zapewnienia im ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą i do konserwacji. Wszelkie koszty związane z konserwacją i przekazaniem akt do właściwego archiwum państwowego leżą po stronie wytwórcy akt. To ważne przepisy szczególnie dla archiwistów działających na tzw. przedpolu archiwalnym. Pan Przemysław Wojciechowski omówił także Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. odnośnie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców, Ustawę z 26 kwietnia 2007 r. o zarządzaniu kryzysowym i Decyzję Nr 3 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 10 stycznia 2007 r. w sprawie zabezpieczenia i ochrony zasobu archiwalnego archiwów państwowych. Prelegent podał wiele życiowych przykładów odpowiedniej profilaktyki. Należy korzystać z papieru o gramaturze min. 80g/m². Organizując wystawę, oryginały można zastąpić dobrej jakości kopiami. W przypadku prośby o wypożyczenie materiałów archiwalnych na wystawę do innej instytucji, należy dobrze rozważyć wszystkie za i przeciw, ponieważ to my ponosimy odpowiedzialność za zasób.
W dalszej części spotkania wymienione zostały główne przyczyny zniszczeń archiwalnych, tj. światło słoneczne, kurz i pyły przemysłowe, nadmierna wilgotność, gazy spalinowe, działalność bakterii, grzybów, gryzoni, uszkodzenia mechaniczne. Szczególnie należy uważać na tzw. czystość mikrobiologiczną. Dodatkowym problemem w przypadku akt XIX i XX-wiecznych jest kwaśny papier. Tutaj konieczne jest przeprowadzanie odkwaszania. Całość okraszona była ciekawą prezentacją multimedialną obrazującą chociażby zniszczenia akt na skutek powodzi w 1997 r. Prelegent skupił się również na działalności chorobotwórczej tzw. bioaerozoli - żywych i martwych mikroorganizmów unoszących się w powietrzu. Dla ochrony własnego zdrowia pracownicy mający kontakt z aktami powinni nosić fartuchy ochronne, rękawiczki lateksowe. Konieczna jest także częsta wentylacja pomieszczeń, mycie rąk mydłem antybakteryjnym, kontrola systemu klimatyzacji, używanie filtrów hepa w odkurzaczach. Bardzo dobre wyniki dają także oczyszczacze powietrza. Część teoretyczna wraz z prezentacją multimedialną, była bardzo interesująca. Pokazała ona, że tego typu spotkania mogą przynieść wiele korzyści. Przy okazji szkolenia Pan Przemysław Wojciechowski zlustrował wszystkie magazyny archiwalne oraz pracownię konserwatorską APK. Zalecił wyposażenie pracowni konserwatorskiej w filtr węglowy wody, a same magazyny w profesjonalne rejestratory wilgotności oraz wykrywacze wody.
