Dnia 25 marca 2014 r. w siedzibie Archiwum Państwowego w Kaliszu odbyła się kolejna odsłona III Marcowego Maratonu Archiwalnego. Tym razem w ramach cyklu "Moje archiwum rodzinne" zorganizowane zostały po raz pierwszy warsztaty genealogiczne.
Na wstępie dyrektor APK dr Grażyna Schlender powitała gości, a szczególnie młodzież ze Zespołu Szkół Ekonomicznych w Kaliszu z opiekunem Izabellą Galubą-Bryją. Jak podkreśliła dr Grażyna Schlender młodzież jest dla nas najważniejsza, ponieważ to nasza przyszłość. W spotkaniu uczestniczyli również stali bywalcy archiwum, genealodzy, darczyńcy, sympatycy oraz bibliotekarki z Książnicy Pedagogicznej w Kaliszu. Dyrektor APK w paru słowach podsumowała III Marcowy Maraton Archiwalny, który rozpoczął się 6 marca spotkaniem z darczyńcami APK. Darczyńcy są bardzo ważni w życiu archiwum, to oni przekazują nam materiały, swoje pamiątki i dzięki temu nasz zasób archiwalny się wzbogaca. Są to bezcenne rzeczy i dlatego też, co roku archiwum organizuje spotkania z darczyńcami. Tegoroczne spotkanie zostało okraszone prelekcją Elżbiety Siarkiewicz, archiwisty rodzinnego, która mówiła nt. "Dawny wspomnień czar Marii i Franciszka Siarkiewiczów". Dyrektor APK zaprosiła do obejrzenia wystawy on-line poświęconej zbiorom prelegentki. Archiwum zorganizowało również dni otwarte, w ramach których można było zwiedzić kaliską placówkę, zobaczyć nasze najcenniejsze zbiory oraz uczestniczyć w pokazie konserwatorskim. Z tego projektu skorzystali m.in. uczniowie ze Szkoły Podstawowej w Golinie. Kolejnym punktem programu MMA było spotkanie "Szukajwarchiwach - warsztat genealoga", czyli praktyczne porady jak znaleźć dokumenty w internecie. Archiwum zorganizowało spotkanie wspomnieniowe poświęcone nieistniejącemu już hotelowi "Orbis Prosna" w Kaliszu, który działał w latach 1977-2010. Historia hotelu została przedstawiona na wystawie on-line pt. "Hotel Orbis Prosna - symbol minionej epoki w archiwaliach". Podczas III Marcowego Maratonu Archiwalnego ogłoszony został konkurs "Ad fontes! Odkrywamy tajemnice Kalisza i regionu kaliskiego" oraz z okazji jego 20-lecia konkurs na logo, które będzie towarzyszyć konkursowi przez następne 20 lat. W tym roku skrócony został termin nadsyłania prac konkursowych ze względu na to, że archiwum wydaje publikację, w której znajdą się tegoroczni uczestnicy konkursu.
Tytułem wstępu dyrektor APK dr Grażyna Schlender odczytała apel Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych prof. Władysława Stępniaka o tworzenie archiwów rodzinnych. Dzisiejsze spotkanie składało się z dwóch części, w pierwszej odbyła się prelekcja Krystyny Bęckiej pt. "Historia rodziny ukryta w archiwaliach", w drugiej wystąpienie połączone z pokazem konserwatorskim Anety Burchard na temat przechowywania i zabezpieczania dokumentów znajdujących się w archiwach rodzinnych.
Pierwsza prelegentka Krystyna Bęcka - od 1989 r. pracownik archiwum, jest głównym specjalistą od spraw genealogii, autorka kilku publikacji m.in. "Szkoła im. Józefa Piłsudskiego w Dobrzecu" (wspólnie z Marią Doktór), prelegentka Kaliskich Spotkań Archiwalnych, na których mówiła o XIX-wiecznych aktach metrykalnych parafii św. Mikołaja w Kaliszu. Autorka spotkania omówiła zagadnienia dotyczące genealogii, poszukiwań genealogicznych poprzez pryzmat archiwów rodzinnych. Wystąpiła w roli genealoga - amatora, który rozpoczyna swoją przygodę z poszukiwaniami swoich korzeni. Podkreśliła, że warto prowadzić, warto dbać o archiwa rodzinne i warto gromadzić wszelkie materiały, które posiadamy w domu, dbać o nie, nie wyrzucać, mimo że wydają nam się niepotrzebne, bo po iluś latach może się okazać, że mają dla nas wielką wartość i mogą nam być pomocne przy dalszych poszukiwaniach genealogicznych. Archiwa rodzinne są kopalnią wiedzy o naszych przodkach, ich życiu. Materiały te uzupełniają zbiory archiwów państwowych, które nie zawsze mają pełną dokumentację dotyczącą danego okresu czy wydarzenia. Kaliskie archiwum dołącza się również do apelu Naczelnego Dyrektora, żeby przekazywać pamiątki rodzinne do archiwów, jeżeli nie w postaci oryginałów to, chociaż w formie kopii cyfrowych. W archiwach dokumenty będą przechowywane wieczyście i zachowane zostaną dla potomności. Prelegentka omówiła pierwsze kroki, jakie należy zrobić, żeby rozpocząć tworzenie swojego drzewa genealogicznego. Należy najpierw zapoznać się w dokumentami znajdującymi się w swoim domu czy u innych członków rodziny. Pomocne przy zbieraniu danych do historii rodziny będzie wyrysowanie sobie drzewa genealogicznego, zaczynając od siebie, dalej będą rodzice, dziadkowie, pradziadkowie. Następnym krokiem przy zbieraniu informacji o rodzinie będzie udanie się do Urzędu Stanu Cywilnego, gdzie przechowywane są akta urodzeń, małżeństw i zgonów do 100 lat, parafii, archiwum państwowego, gdzie znajdują się akta stanu cywilnego i metrykalne powyżej 100 lat. Od paru lat, dzięki digitalizacji akt metrykalnych i umieszczaniu ich na portalu "szukajwarchiwach" można korzystać z zasobów archiwów państwowych w domu. Krystyna Bęcka omówiła poszczególne materiały znajdujące się w archiwach, dzięki którym możemy odtworzyć historię swojej rodziny. Są to akta metrykalne poszczególnych parafii, akta stanu cywilnego, księgi ludności, karty meldunkowe, księgi notarialne, księgi hipoteczne, akta sądowe (testamenty, akta spadkowe). Na spotkaniu zaprezentowane zostały akty metrykalne znajdujące się w zasobie APK m.in. akt urodzenia Marii Dąbrowskiej z 1889 r., akt urodzenia z 1893 r. gen. Mieczysława Smorawińskiego patrona Zespołu Szkół Ekonomicznych w Kaliszu. Prelegentka zaprezentowała krok po kroku wyszukiwanie informacji na portalu internetowym "szukajwarchiwach". Na zakończenie swojego wystąpienia Krystyna Bęcka pokazała informatory o zasobie Archiwum Państwowego w Kaliszu i Archiwum Diecezjalnego we Włocławku oraz publikację wydaną przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych pt. "Archiwa rodzinne", która powstała w ramach kampanii pt. "Zostań rodzinnym archiwistą" prowadzonej w 2013 r. przez Archiwa Państwowe i Program I Polskiego Radia.
Na drugą część spotkania goście zaproszeni zostali do pracowni konserwatorskiej APK, gdzie odbyło się wystąpienie połączone z pokazem konserwatorskim Anety Burchard - pracownika APK od 1994 r., przez cały okres swojej pracy związanej z konserwacją archiwaliów, zajmującą się profilaktyką i konserwacją właściwą. Prelegentka zajęła się tematem przechowywania i zabezpieczania dokumentów w archiwach rodzinnych. Na wstępie omówiła rodzaje dokumentów, z jakimi możemy się spotkać w archiwach rodzinnych. Mówiąc o tych dokumentach mamy na myśli materiały, które związane są z naszym codziennym życiem lub naszych najbliższych. W niektórych przypadkach dokumenty te mogą mieć nie tylko wartość historyczną, ale również sentymentalną dla konkretnej osoby. Te tradycyjne zbiory obejmują materiały organiczne tj. papier, tkaniny, skóry zwierzęce. Te organiczne substancje podlegają ciągłemu i nieuniknionemu procesowi starzenia. Proces ten można spowolnić, lecz nie można całkowicie zatrzymać. Prowadząca omówiła warunki, w jakich należy przechowywać dokumenty i książki w domu, sposób postępowania z cennymi dokumentami czy starą książką oraz jak postępować z zalanymi dokumentami. Zalecane warunki do przechowywania papieru w archiwach i bibliotekach to temperatura około 16-18oC i wilgotność względna pomiędzy 45-55%. Te idealne warunki trudno utrzymać w domu. Wysuszone powietrze przez centralne ogrzewanie możemy ograniczyć stosując nawilżacze powietrza. Temperatura powinna być w miarę stabilna i nie przekraczać 21oC. W czasie lata, gdy jest gorąco należy ograniczyć otwieranie okien i drzwi oraz osłaniać okna roletami. Cennych grafik, map i rysunków nie należy wieszać na wilgotnych ścianach (zwłaszcza szczytowych), nie instalować półek z książkami w pobliżu kaloryferów. Chronimy dokumenty i książki przed działaniem promieni słonecznych i świetlnych gdyż są one szkodliwe dla papieru. Światło to zawiera promienie ultrafioletowe i emituje ciepło. W celu zabezpieczenia dokumentów stosujmy opakowania specjalnie do tego przeznaczone. Odradza się używanie syntetycznych koszulek zawierających plastyfikatory. Należy unikać tekturowych segregatorów i pudeł zawierających kwas i ligninę (ścier drzewny). Cenne dokumenty przechowuje się w opakowaniach bezkwasowych (alkalicznych), które zawierają bufor węglowy, który opóźnia proces starzenia się dokumentów. Z dokumentów usuwamy wszystkie spinacze i metalowe zszywki, które rdzewieją i uszkadzają papier. Prowadząca pokazała jak w prosty sposób zabezpieczyć stare dokumenty, fotografie i pieczęć lakową.
Uczestnicy spotkania poznali również różnicę między papierem czerpanym, drzewnym i pergaminem, obejrzeli zniszczenia, jakie występują w dokumentach. Poznali także zjawisko "kwaśnego papieru, korozji atramentu i foxingu". Wystąpienie zakończył pokaz uzupełniania ubytków metodą ręczną i metodą maszynową oraz sposoby podklejania bibułką japońską i filmoplastem.
