W samo południe, 17 marca 2014 r. w siedzibie Archiwum Państwowego w Kaliszu miała miejsce kolejna osłona III Marcowego Maratonu Archiwalnego. W spotkaniu uczestniczyła młodzież z Gimnazjum nr 1 w Kaliszu, genealodzy i przyjaciele Archiwum. Kilka słów wstępu wygłosiła Dyrektor APK dr Grażyna Schlender, która przedstawiła genezę cyklu Marcowy Maraton Archiwalny. Od trzech lat kaliska placówka stara się nawiązać do powojennej historii archiwum. 4 marca 1951 roku przyjęto pierwsze akta do nowo utworzonego Oddziału Powiatowego Archiwum Państwowego w Poznaniu, a 29 marca zmieniono nazwę placówki na Powiatowe Archiwum Państwowe w Kaliszu. Jest to szczególny miesiąc dla kaliskiego archiwum. Dzisiejsze spotkanie poprowadził kierownik Oddziału I Grzegorz Waliś, który wprowadził zebranych w świat komputerowych baz danych. Zaprezentował, przy pomocy komputera i rzutnika, ewidencyjno-informacyjne bazy danych, których zadaniem jest m.in. pomóc użytkownikom archiwów państwowych w wykorzystywaniu ich zasobów. Omówił genezę ich powstania, strukturę, rodzaje informacji, jakie w nich można znaleźć oraz plany na przyszłość.
W pierwszej kolejności prelegent przedstawił bazy dostępne na portalu Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Rozpoczął od bazy SEZAM, która dostarcza podstawowych informacji na poziomie zespołów archiwalnych. Szczegółowsze dane znaleźć można w bazie IZA, służącej do inwentaryzowania akt. Z myślą głównie o genealogach stworzono bazy tematyczne PRADZIAD i ELA. Pierwsza gromadzi dane o księgach metrykalnych i stanu cywilnego w archiwach państwowych i niektórych kościelnych, druga rejestruje różnego rodzaju spisy ludności. Najwięcej uwagi na spotkaniu poświęcono systemowi ZoSIA (Zintegrowany System Informacji Archiwalnej) służącemu do ewidencjonowania i opracowywania różnego rodzaju dokumentacji (aktowej, kartograficznej, technicznej, fotograficznej). Nie mniej ważna, jeżeli nie najważniejsze z punktu widzenia użytkowników, jest możliwość umieszczania skanów materiałów archiwalnych. Zdecydowaną większość 10 mln skanów, umieszczonych w systemie, stanowią zdigitalizowane księgi metrykalne. Narzędziem służącym do odszukania potrzebnej informacji jest serwis "Szukajwarchiwach", który jest integralną częścią ZoSIA, ale także przeszukuje bazy udostępnione w NDAP.
Podsumowano także dotychczasowe efekty digitalizacji ksiąg metrykalnych i stanu cywilnego z zasobu Archiwum Państwowego w Kaliszu. W obecnej chwili w "Szukajwarchiwach" można przeglądać 4645 ksiąg z kaliskiej placówki, czyli już ponad połowę jednostek przeznaczonych do digitalizacji. W zeszłym tygodniu złożono zamówienie do Narodowego Archiwum Cyfrowego na digitalizację mikrofilmów kolejnych 3000 ksiąg. Pierwsza część spotkania zakończyła się zapytaniami ze strony zaproszonych gości, których interesowały sprawy dotyczące możliwości wyszukiwania informacji w internetowych bazach danych NDAP tzw. ABC szukania na przykładzie Adama Asnyka i prymasa Stefana Wyszyńskiego, poszukiwań konkretnego aktu metrykalnego na portalu "Szukajwarchiwach" np. aktu urodzenia Kazimiery Marii Szumskiej czy możliwości drukowania skanów zamieszczonych dokumentów. Pojawiły się również pytania dotyczące umieszczania na portalu skanów akt metrykalnych z Sieradza, Konina i Gniezna. Poruszono również kwestię przekazywania do archiwów akt metrykalnych po 50 latach od ich wytworzenia. Jak wyjaśniła dyrektor APK w obecnej chwili trwają prace nad nowymi przepisami dotyczącymi akt metrykalnych i stanu cywilnego.
Spotkanie zakończyło się zwiedzaniem siedziby Archiwum. Goście mogli zobaczyć naszą pracownię digitalizacji. Kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego Robert Kowalski pokrótce omówił proces digitalizacji ksiąg w kaliskim archiwum, zaprezentował sprzęt i jego możliwości na przykładzie skanowania Akt miasta Kalisza.
