Na spotkaniu archiwiści szczegółowo przedstawili historię i działalność Archiwum. Zaprezentowano podstawowe zadania takie jak: gromadzenie, opracowanie i ewidencjonowanie materiałów o wartości historycznej, możliwości wykorzystania zasobu archiwalnego w edukacji uczniów, nadzór nad narastającym zasobem archiwalnym, zasady bezpośredniego udostępniania akt w pracowni naukowej oraz udostępniania pośredniego na pisemne zlecenie osób prywatnych i instytucji (kwerendy). Ponadto omówiono najczęściej występujące rodzaje poszukiwań oraz materiały archiwalne wykorzystywane do celów metrykalnych, własnościowych i genealogicznych.
Przedstawiono działalność usługową, polegającą na przejmowaniu i przechowywaniu dokumentacji niearchiwalnej (w tym akta osobowe, płacowe, finansowe, organizacyjne, techniczne i ubezpieczeniowe) oraz zasady przeprowadzania kwerend o charakterze socjalnym.
Pracownicy bibliotek szkolnych zwiedzając magazyny oraz pracownię konserwatorską mogli zobaczyć jak przechowuje i konserwuje się akta w kaliskim Archiwum.
Uczestnicy spotkania zwiedzili wystawę "Szkolnictwo kaliskie w archiwaliach od XVIII do XX wieku", a także zapoznali się z działalnością popularyzatorską Archiwum i planowanymi na 2009 r. - wystawami, konkursami, spotkaniami edukacyjnymi oraz wydawnictwami.
