W ostatnim tygodniu 2011 r. zostały zakończone prace związane z utworzeniem w Archiwum Państwowym w Kaliszu pracowni digitalizacji. Całość projektu zamknęła się w kwocie 229 959 zł. Większość, bo aż 97% sumy pochodziło ze środków Wieloletniego Programu Rządowego KULTURA+ Priorytet Digitalizacja, którego operatorem był Narodowy Instytut Audiowizualny w Warszawie. Ze swej strony kaliskie Archiwum przygotowało pomieszczenie na pracownię oraz zakupiło jeden z zestawów komputerowych. Część prac została sfinansowana przez miejscowych sponsorów (Przedsiębiorstwo Usług Komunalnych S.A. w Kaliszu, PPHU KAJA w Kaliszu oraz ULMEX Sp. z o.o. w Ostrowie Wielkopolskim).
Program KULTURA+ Priorytet "Digitalizacja" ma na celu poszerzenie i ułatwienie dostępu do cyfrowych zasobów polskiego dziedzictwa kulturowego, poprzez digitalizację zbiorów i rozbudowę pracowni digitalizacyjnych. Jest to zbieżne ze strategią archiwów państwowych na lata 2010-2020, które dzięki digitalizacji chcą zrealizować jeden ze swych celów strategicznych, jakim jest zaspokajanie informacyjnych potrzeb społeczeństwa. Dzięki digitalizacji będzie można udostępnić materiały archiwalne nieograniczonej liczbie użytkowników równocześnie, bezpłatnie, w różnych celach (genealogicznych, edukacyjnych, naukowo-badawczych, popularyzacyjnych). Nie mniej ważny jest drugi cel digitalizacji jakim jest ochrona materiałów archiwalnych przed zniszczeniem, utratą, nadmierną eksploatacją, czy kradzieżą.
Sercem pracowni jest specjalistyczny skaner Zeutschel Omniscan 12000 umożliwiający skanowanie materiałów formatu A3 w rozdzielczości do 600 dpi wraz ze specjalną kołyską pozwalającą na skanowanie ciężkich ksiąg oprawnych. Zakupiono ponadto 4 zestawy komputerowe (m.in. do obróbki graficznej skanów i ich udostępniania w pracowni naukowej) oraz pamięć masową do przechowywania danych o pojemności 28 TB. Ponieważ część materiałów przeznaczonych do digitalizacji wymaga konserwacji zakupiono również wanno-stół umożliwiający m.in. dublaż obiektu, mechaniczne uzupełnianie ubytków czy odkwaszanie papieru.
Utworzenie pracowni zapoczątkuje proces digitalizacji zasobu kaliskiego Archiwum. Własna pracownia pozwoli na samodzielność w realizacji projektu digitalizacji i uniezależnienie się od zewnętrznych źródeł finansowania (czy to prywatnych, samorządowych czy rządowych). Archiwum nie jest bowiem w stanie w ramach swojego budżetu finansować digitalizacji na większą skalę. Zakładając roczną digitalizację na poziomie 25 tys. stron rocznie należałoby się liczyć z wydatkiem 37 500 zł brutto w razie zlecenia usługi firmom zewnętrznym (licząc po 1,50 zł brutto za skan).
Cyfryzacji na początek będą podlegać przede wszystkie akta metrykalne i stanu cywilnego, jako najbardziej cenne i najczęściej udostępniane. Pliki wzorcowe, w bezstratnym formacie TIFF, byłyby poddane weryfikacji merytorycznej oraz technologicznej, a także przekształcone w pliki użytkowe i w całości udostępnione w internecie, w Zintegrowanym Systemie Informacji Archiwalnej (prowadzonym przez Narodowe Archiwum Cyfrowe) oraz własnej pracowni naukowej. Pliki wzorcowe byłyby zabezpieczone na własnym serwerze, a docelowo także w Centralnym Repozytorium Cyfrowym w NAC.
Sama digitalizacja poprzedzona byłaby pracami przygotowawczymi: konserwacją najbardziej zniszczonych dokumentów, weryfikacją paginacji, opracowaniem zespołu według standardów archiwalnych (jeżeli nie jest już opracowany), sporządzeniem elektronicznego inwentarza oraz, w miarę możliwości, elektronicznego indeksu osobowego.
W 2012 r. planowane jest zdigitalizowanie oraz upublicznienie części kaliskich akt metrykalnych (parafie rzymskokatolickie św. Józefa i św. Mikołaja oraz parafia ewangelicko-augsburska) oraz akt stanu cywilnego z Ostrowa Wielkopolskiego, Ostrzeszowa oraz Pleszewa – łącznie 102 księgi obejmujące 25 670 stron. Nadmienić należy, ze kaliskie Archiwum digitalizować będzie akta, które nie są jeszcze zmikrofilmowane. Te natomiast, które są już zmikrofilmowane, zdigitalizowane będą przez Narodowe Archiwum Cyfrowe (skany będą wykonane z mikrofilmów). Dzięki temu na koniec 2012 r. użytkownicy będą mieli do dyspozycji nie 25 tys., a 131 tys. skanów.
